La dématérialisation qu’est-ce que c’est ?

Longtemps réservée aux grandes entreprises et administrations, elle s’applique aujourd’hui dans n’importe quelle organisation. La dématérialisation s’est peu à peu démocratisée. Face aux croissants volumes de documents papiers traités quotidiennement par les organisations,  la démocratisation des documents gagne du terrain et vient répondre  à de nombreux enjeux.

La dématérialisation constitue donc un maillon fort pour la gestion électronique des documents.

Définition et atouts


 

La dématérialisation est un processus qui consiste à transformer le support papier en fichier informatique ou à créer des documents directement sous forme numérique. Le but étant l’échange et/ou la conservation des informations.

 

Avec la mondialisation des échanges, il devient évident pour les entreprises de sécuriser leurs échanges électroniques. Parce qu’elle procure de nombreux avantages (à la fois pour les échanges commerciaux mais aussi pour les démarches administratives), la dématérialisation s’impose comme un enjeu inévitable pour les entreprises de toutes tailles en quête de plus de compétitivité et de modernité.

Les enjeux auxquels la dématérialisation vient répondre sont les suivants :

  • La réduction des volumes de documents papier : Fini le modèle d’archivage traditionnel. Désormais les données sont informatisées et mieux structurées. La résultante est la facilité du partage d’informations, de stockage, de l’archivage des documents ou encore de la réalisation des procédures administratives électroniques.
  • La réduction des coûts : Certaines organisations à cause du contexte économique, réduisent le budget alloué au traitement manuel de leurs processus quand d’autres entreprennent de les moderniser.

Les frais liés à l’impression des documents tels que les consommables, stockages physiques … sont donc diminués ainsi que les coûts annexes relatifs à la reproduction des documents et à la gestion des parcs d’impression.

  • L’accès à la banque de données : Les données sont désormais structurées et faciles à exploiter.
  • Une meilleure sécurisation des données et des échanges, avec la possibilité de faire des sauvegardes de documents à plusieurs endroits différents et de disposer d’une copie en cas de catastrophe ou de panne.
  • Soutenir le développement durable : Parce que la responsabilité environnementale n’est plus exclusivement une affaire des multinationales mais de tous, en réalisant des économies de papier, d’encre, de transport… vous démontrez votre contribution active à la protection de l’environnement.

La dématérialisation permet donc d’offrir aux entreprises non seulement des bénéfices immédiats mais aussi un gain en temps pour leurs collaborateurs qui peuvent être réaffectés à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

 

“Il est à noter que 5 à 15% du CA d’une entreprise est consacré à la gestion de ses documents papiers ”.

 

Il devient donc évident qu’il faut changer d’habitudes et opter pour des contenus informatiques. Dites au revoir aux documents papier et bonjour aux fichiers.

La dématérialisation au service de la gestion d’entreprise !


 

La dématérialisation facilite l’archivage, ainsi que le traitement et le partage de tout type de documents d’entreprise tels que:

  • Bulletins de salaires,
  • Relevés bancaires
  • Bon de commandes et factures,
  • Déclarations sociales et fiscales …

Attention ! Il faut pour chaque type de documents, toujours identifier sa complexité. Vous devriez donc vous poser un nombre de questions à savoir :

  • Qu’est ce qu’il faut comme ressources et comment dématérialiser.
  • Quels sont les flux que je souhaite dématérialiser et la manière dont ils doivent être structurés.
  • Quelles sont les contraintes du point de vue organisationnel et/ou sécurité pour votre SI.

Plusieurs options s’offrent à vous. Cependant si vous choisissez un « gros » intégrateur, il est important d’avoir les ressources pour pouvoir challenger votre travail, vos choix. L’autre solution serait que vos équipes en interne s’en chargent mais, le risque c’est que la charge de travail peut être non négligeable. Une autre option (qui reste d’ailleurs la meilleure) serait de faire appel à des cabinets de conseil (voir notre dernier article du blog) « outsider » qui s’en chargeront pour vous afin d’assurer la réussite de votre projet.

Forte d’une expérience reconnue dans le domaine, uni2grow Cameroun SARL peut vous accompagner dans le choix de la solution de dématérialisation adaptée à votre entreprise ou dans l’accompagnement à sa mise en place. Vous avez des questions, un projet à nous soumettre ? N’hésitez pas à nous contacter !

 

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